Von Chaos zu Klarheit: So finden Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen
- Greta Sarapinaite
- vor 3 Tagen
- 7 Min. Lesezeit
(Ein praktischer Leitfaden für die Auswahl der richtigen CRM oder Automatisierungsplattform)
Wichtige Erkenntnisse
Erfahren Sie die entscheidenden Schritte, um die passende neue Business Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen
Verstehen Sie, wann Microsoft Dynamics oder Creatio die bessere Wahl ist
Nutzen Sie einen erprobten Ansatz aus unserer Beratungspraxis
Vermeiden Sie die 5 häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl
Erhalten Sie realistische Kosteneinschätzungen und Zeitpläne
67 % aller CRM-Projekte scheitern – aber nicht an der Technologie
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen kam vor einem Jahr zu uns. Das Unternehmen hatte gerade 80.000 € in ein führendes CRM-System investiert. Drei Monate nach Go-Live war die Nutzungsquote bei 12 %.
Das Problem? Die Software konnte technisch alles, was versprochen wurde. Aber sie passte nicht zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen des Unternehmens.
Dieser Fall ist kein Einzelfall. Laut einer Studie von Forrester Research scheitern zwei Drittel aller CRM-Implementierungen – nicht weil die Technologie versagt, sondern weil im Vorfeld die falschen Fragen gestellt wurden.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie diese Falle von Anfang an vermeiden.
Wir sind zertifizierter Partner für Microsoft Dynamics 365 und Creatio CRM. Doch bevor wir über Systeme sprechen, klären wir mit Ihnen eine viel wichtigere Frage: Was braucht Ihr Unternehmen wirklich?
Legen wir los.
Schritt 1: Erkennen Sie, ob Sie überhaupt ein neues System brauchen
Quick-Check: Ist Ihr CRM reif für einen Wechsel?
Bewerten Sie jede Aussage ehrlich von 1 (trifft nicht zu) bis 5 (trifft voll zu):
Unser Team arbeitet parallel in 3+ Tools (Excel, E-Mail, veraltete Anwendung)
Wir verlieren regelmäßig Leads, weil Informationen nicht auffindbar sind
Reportings dauern mehrere Tage statt Minuten
Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, um das System zu verstehen
Geschäftsprozesse sind nicht im System abgebildet – alles läuft manuell
Die Geschäftsleitung fordert mehr Automatisierung, aber das System kann es nicht liefern
Ihre Auswertung:
20+ Punkte: Dringender Handlungsbedarf – Ihr System bremst Wachstum aktiv aus
15-19 Punkte: Mittelfristiger Planungsbedarf – in 6-12 Monaten wird es kritisch
10-14 Punkte: Optimierung der bestehenden Lösung prüfen
< 10 Punkte: Aktuell kein Wechsel nötig – fokussieren Sie auf bessere Nutzung
Typische Auslöser aus unserer Beratungspraxis
Szenario A – Das Wachstumsproblem: Ein Unternehmen wächst von 5 auf 25 Vertriebsmitarbeiter. Das Einstiegs-CRM stößt an Grenzen: keine Workflows, keine Rollenverwaltung, keine API für Marketing-Tools.
Szenario B – Das Insellösungsproblem: Ein Unternehmen nutzt: HubSpot für Marketing, ein altes CRM für Vertrieb, ein Ticketsystem für Service. Kundendaten müssen manuell übertragen werden. Die Fehlerquote liegt bei 18 %.
Szenario C – Das Compliance-Problem: Ein Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern muss DSGVO-Compliance nachweisen. Die US-Cloud-Lösung erfüllt die Anforderungen nicht mehr.
Erkennen Sie sich wieder? Dann ist ein Systemwechsel wahrscheinlich sinnvoll.
Schritt 2: Was ist das tatsächliche Problem (nicht das vermutete)
Hier scheitern die meisten Projekte bereits.
Die falsche Frage: "Welches CRM ist das beste?"
Die richtige Frage: "Welcher Prozess verursacht die meisten Probleme – und warum?"
Ein Beispiel aus der Praxis:
Kundensituation:
Ein produzierendes Unternehmen beklagte sich über "schlechte Lead-Qualität aus dem Marketing".
Unsere Analyse ergab:
Das Problem war nicht das Marketing. Der Vertrieb konnte Leads nicht priorisieren, weil das CRM keine Lead-Scoring-Funktion hatte. Qualifizierte Leads wurden genauso behandelt wie unqualifizierte.
Die Lösung:
Nicht "besseres Marketing", sondern ein CRM mit automatischem Lead-Scoring und intelligenter Zuweisung.
Fragen, die Sie sich stellen sollten:
Für den Vertrieb:
Wie lange dauert es, bis ein neuer Lead kontaktiert wird?
Wissen Ihre Verkäufer, welche Leads Priorität haben?
Wie oft gehen Informationen zwischen Erstkontakt und Abschluss verloren?
Für den Service:
Wie viele Kundenanfragen landen in E-Mail-Postfächern statt im System?
Können Ihre Servicemitarbeiter die komplette Kundenhistorie einsehen?
Wie messen Sie Reaktionszeiten und Kundenzufriedenheit?
Für das Marketing:
Können Sie nachvollziehen, welche Kampagne zu welchem Abschluss geführt hat?
Ist Ihr Marketing-Tool mit dem Vertriebs-CRM verbunden, damit Segmente gebildet werden können?
Wie lange dauert es, eine Kampagne zu starten?
Wichtig: Technologie ist eine Unterstützung, niemals die Lösung allein. Wenn Ihre Prozesse fehlerhaft sind, wird auch das beste CRM scheitern.
Schritt 3: Bilden Sie Ihre Kernprozesse ab – bevor Sie Tools vergleichen
Anstatt lange Anforderungskataloge zu schreiben, hilft es, Ihre Kernprozesse klar darzustellen.
Zeichnen Sie auf (auch auf einem Whiteboard), wie heute ein Kunde durch Ihr Unternehmen "fließt":
Lead-Generierung: Lead kommt über Website-Formular
→ Heute: E-Mail an Vertrieb, manuelle Erfassung
→ Wunsch: Automatisch im CRM erfasst + Lead-Scoring
Qualifizierung: Vertrieb prüft Lead
→ Heute: Telefongespräch, Notizen in Excel
→ Wunsch: Status wird auf "Opportunity" gesetzt, automatische Erinnerungen
Angebotserstellung: Angebot wird verschickt
→ Heute: Word-Vorlage, manuell ausgefüllt
→ Wunsch: Aus CRM-Daten generiert, versioniert
Vertragsabschluss: Kunde unterschreibt
→ Heute: PDF per E-Mail, manuelle Rechnungserstellung
→ Wunsch: Rechnung wird automatisch ausgelöst
Service-Übergabe: Service erhält Auftrag
→ Heute: E-Mail mit unvollständigen Infos
→ Wunsch: Automatische Übernahme aller Kundendaten inkl. Historie
Welche dieser Schritte sind heute manuell? Das ist Ihr Automatisierungspotenzial.
Weitere wichtige Prozesse zu dokumentieren:
Kampagnenabläufe im Marketing
Genehmigungsprozesse
Unser Tipp: Eine einfache Skizze ist besser als ein theoretisches Lastenheft. Sie zwingt alle Beteiligten, konkret zu werden.
Wir stellen Ihnen hier gerne unseren Fragebogen zur Verfügung, um Ihre Anforderungen einmal aufzulisten und Sie an die Fragestellung heranzuführen.
Schritt 4: Wählen Sie die passende CRM-Plattform
Es gibt kein universelles perfektes CRM.
Die beste Lösung ist diejenige, die zu Ihrem Geschäftsmodell, Ihren Abläufen und Ihren Wachstumszielen passt und nicht diejenige, die am lautesten beworben wird.
Wir haben uns nach vielen Jahren Erfahrung in unterschiedlichen Branchen zwei Plattformen ausgewählt, die sich wiederholt als besonders wirkungsvoll erwiesen haben:
Beide Systeme sind leistungsstark, flexibel und problemlos skalierbar.
Dennoch: Als zertifizierte Partner von Creatio und Microsoft Dynamics 365 verdienen wir an beiden Lösungen. Das ist kein Geheimnis.
Daher raten wir in ca. 20 % der Erstgespräche zu anderen Anbietern:
Salesforce oder SAP: Bei globalen Konzernen mit komplexen Multi-Org-Strukturen und sehr hohem Budget
HubSpot oder Brevo: Für Marketing-getriebene Scale-ups mit kleinem Budget und Fokus auf Inbound
Pipedrive oder Samdock: Bei reinen Sales-Teams ohne Service- oder Marketing-Bedarf
Unser Ansatz: Wir analysieren Ihre Anforderungen zuerst. Wenn Creatio oder Dynamics nicht passen, sagen wir das offen.
Creatio – die flexible No-Code Plattform für dynamische Unternehmen
Creatio eignet sich besonders für Organisationen, die schnelle Anpassungen und hohe Flexibilität wünschen, ohne stark von Entwicklern abhängig zu sein.
Darum schätzen Unternehmen Creatio:
Sehr hohe Anpassbarkeit dank No-Code
Prozesse können jederzeit an neue Anforderungen angepasst werden
Einheitliche Plattform für Vertrieb, Marketing und Service
Leistungsstarke Automatisierung direkt im Standard
Schnelle Einführung und hohe Nutzerakzeptanz
Ideal für Unternehmen mit individuellen oder häufig wechselnden Prozessen
Geeignet für:
Unternehmen, die sich kontinuierlich weiterentwickeln
Teams mit speziellen Anforderungen
Mittelständische Firmen mit hohem Automatisierungsbedarf
Organisationen, die Wert auf Schnelligkeit und Eigenständigkeit legen
Microsoft Dynamics 365 – die strukturierte und skalierbare Komplettlösung
Microsoft Dynamics 365 richtet sich an Unternehmen, die eine reife, sichere und umfassend integrierte Plattform benötigen.
Darum entscheiden sich Unternehmen für Dynamics 365:
Nahtlose Verbindung zu Outlook, Teams, SharePoint und Power BI
Höchste Sicherheits und Compliance Standards• Umfangreiche Module für Vertrieb, Kundenservice und Außendienst
Vertraute Microsoft Benutzeroberfläche für schnelle Akzeptanz
Skalierbar für kleine Firmen bis hin zu globalen Konzernen
Geeignet für:
Organisationen, die bereits stark mit Microsoft arbeiten
Unternehmen, die klare Strukturen und Governance benötigen
Konzerne und Firmen mit komplexen Anforderungen oder mehreren Standorten
Teams, die leistungsstarke Analysefunktionen nutzen möchten
Zusammenfassung – wie Sie zwischen Creatio und Dynamics 365 wählen
Situation | Empfohlene Plattform |
Ihre Prozesse ändern sich häufig | Creatio |
Sie möchten schnelle Anpassungen ohne großen Entwicklungsaufwand | Creatio |
Sie arbeiten intensiv mit Microsoft Anwendungen | Dynamics 365 |
Sie benötigen hohe Struktur, Sicherheit und Governance | Dynamics 365 |
Sie möchten ein System, das Anwender wirklich gerne nutzen | Beide |
Realistische Budgetplanung: Was kostet ein CRM-Projekt wirklich?
Für ein mittelständisches Unternehmen (20-50 User) rechnen Sie mit folgenden Größenordnungen:
Creatio:
Lizenzen: 500-800 €/Monat (abhängig von Modulen)
Implementierung: 20.000-40.000 € (einmalig)
Laufzeit bis Go-Live: 2-3 Monate
Schulungen: 2.000-5.000 €
Laufende Betreuung: 300-800 €/Monat (optional)
Gesamt im ersten Jahr: ca. 30.000-55.000 €
Microsoft Dynamics 365:
Lizenzen: 1.200-2.000 €/Monat (abhängig von Modulen)
Implementierung: 40.000-80.000 € (einmalig)
Laufzeit bis Go-Live: 4-6 Monate
Schulungen: 5.000-10.000 €
Laufende Betreuung: 500-1.200 €/Monat (optional)
Gesamt im ersten Jahr: ca. 60.000-110.000 €
Hinweis: Preise variieren je nach Komplexität, Anzahl der Integrationen und individuellen Anforderungen. Die Angaben dienen als Orientierung.
Kostenfallen, die Sie vermeiden sollten:
"Wir machen alles selbst" – unterschätzte Komplexität führt zu Projektverzögerungen. Unser Ziel ist, dass Sie nach dem Projekt alles in Eigenregie machen können.
Zu viele Features auf einmal – Start mit MVP (Minimum Viable Product) ist effizienter
Keine Budget-Reserve – planen Sie 10-15% für ungeplante Anforderungen ein. Es passiert immer...
An Schulungen sparen – führt zu niedriger Akzeptanz und Mehraufwand im Support. Der Aufwand für die Erstellung ist heute mit KI begrenzt und das Ergebnis kann gleich als Support-Chatbot genutzt werden.
Schritt 5: Den richtigen Implementierungspartner auswählen
Der gewählte Partner ist oft genauso entscheidend wie die Plattform selbst.
Ein professioneller Partner sollte:
Ihre geschäftlichen Ziele analysieren statt nur technische Anforderungen
Workshops durchführen, die Klarheit schaffen
Prozesse optimal mit der Plattform verbinden
Eine klare Roadmap entwickeln
Schulungen und langfristige Unterstützung anbieten
Warnsignale bei der Partnerauswahl:
"Wir können alles umsetzen" – ohne Rückfragen zu Ihren spezifischen Prozessen
Reine Feature-Demo ohne Bezug zu Ihren konkreten Pain Points
Keine Referenzen aus Ihrer Branche oder ähnlichen Use Cases
Pauschalangebote ohne Discovery-Workshop
"Das System kann das out-of-the-box" – bei hochspezifischen Anforderungen unrealistisch
Keine klare Projektmethodik (z.B. agile Sprints, Meilensteine)
Post-Go-Live-Support unklar oder nicht im Vertrag
Was wir bei AVENTHO anders machen:
Wir verbinden betriebswirtschaftliches Know-how mit tiefgreifender Expertise in Marketing, Vertrieb, Service sowie einer Vielzahl an Branchen.
Unser Ansatz:
Discovery-Workshop (1-2 Tage): Wir analysieren Ihre Ist-Prozesse und Herausforderungen
Minimum Viable Product (MVP) (optional): Wir bauen einen Prototyp für Ihren kritischsten Prozess
Agile Implementierung: In Zwei-Wochen-Sprints mit regelmäßigem Feedback
User-Trainings: Nicht nur Admins, sondern alle Anwender
Post-Go-Live-Support: Drei Monate inklusive, danach flexible Betreuung
Damit stellen wir sicher, dass die Lösung echte Unternehmensziele unterstützt – nicht nur technische Funktionen erfüllt.
Schritt 6: Klein starten und gezielt wachsen
Der häufigste Fehler bei CRM-Projekten: Zu viel auf einmal wollen.
Wir gehen nach einem Rapid Prototyping vor (MVP):
Phase 1 – Quick Win (Monat 1-2):
Einführung der wichtigsten CRM-Funktionen (Lead-Management, Kontaktverwaltung)
Fokus auf ein Pilotteam (z.B. Inside Sales oder Marketing)
Integration wichtigster Tools (z.B. E-Mail, Kalender)
Schneller Erfolg sorgt für Akzeptanz
Phase 2 – Expansion (Monat 3-4):
Erweiterung auf weitere Teams oder Standorte
Phase 3 – Automatisierung (Monat 5-6):
Aufbau und Optimierung von Workflows
Automatische Lead-Zuweisung, E-Mail-Kampagnen
Optional: Phase 4 – Intelligence (Monat 7+):
Nutzung von Daten und KI (Power BI, Copilot, Creatio AI)
Predictive Analytics, Forecasting
Dieses Vorgehen senkt Risiken, verbessert die Akzeptanz und sorgt für einen schnelleren Return on Investment.
Fazit – der richtige Start ist entscheidend
Die Suche nach einem neuen CRM-System Lösung muss nicht überfordernd sein.
Wenn Sie Ihre Ziele klar definieren, Ihre wichtigsten Prozesse verstehen und eine Plattform wählen, die zu Ihrem Unternehmen passt, wird die Entscheidung deutlich einfacher.
Egal ob Microsoft Dynamics 365, Creatio oder eine Analyse Ihrer Ausgangssituation, der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Sie sind unsicher, welches System zu Ihnen passt? Wir helfen Ihnen gerne – unverbindlich und ehrlich.
Option 1: CRM-Readiness-Check herunterladen
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Option 2: 30-Minuten-Strategie-Gespräch buchen
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